- Conservation long terme: Préserver les documents essentiels de l’entreprise pour des obligations légales et pratiques.
- Accès facilité: Permettre une récupération rapide des documents archivés, même après de longues périodes.
- Gestion de la durée d’utilité administrative (DUA): Assurer la conformité en gérant automatiquement la durée de conservation des documents.
- ntégrité et Sécurité : S’assurer que les courriers sensibles sont protégés et accessibles uniquement par les personnes autorisées.
Système d'Archivage Electronique des Documents
Transformation Numérique
- Dématérialisez vos documents essentiels pour une conservation durable.
- Centralisez les données de l’entreprise: sites, filiales, succursales.
- Restez informé grâce au suivi des sorties de documents et alertes de délai.
Indexation et Recherche Avancées
- Indexez par type, métadonnées, plan de classement, localisation et plus.
- Exploitez la puissance de la Folksonomie et de la Taxonomie.
- Recherchez de manière ciblée: par type, localisation, folksonomie, taxonomie ou multicritères.
Gestion Optimale de la Durée d'Utilité Administrative (DUA)
- Surveillance automatisée des documents atteignant leur DUA.
- Recevez des alertes et listes des documents avec le sort final.
- Assurez une mise à jour régulière de la DUA pour une conformité continue.
Gestion des Prêts.
- Gardez un œil sur les prêts de documents physiques.
- Enregistrez le motif, les délais, les emprunteurs.
- Restez informé grâce à des alertes et notifications régulières.
Fonctionnalité:
- Acquisition Multi source : Capacité d’intégrer des documents provenant de diverses sources, telles que des scanners, des routines de balayage, des glisser-déposer via l’interface, ou des e-mails.
- Règles de Sécurité : Application de directives de sécurité spécifiques en fonction du type de document.
- Recherches Avancées : Offre plusieurs méthodes de recherche, y compris par type de document, métadonnées, localisation, folksonomie, taxonomie, et recherche multicritère.
- LAD / RAD * : Transformer automatiquement des documents papier en données numériques en identifiant et en extrayant des informations spécifiques pour faciliter le traitement électronique.
Optez pour Docu-Archives pour une gestion documentaire efficace et moderne.